Ein Tag im Leben unserer Projektleiter
Mittwoch, 16.10.2019
Einblicke in die alltäglichen Aufgaben im Messebau
Habt ihr euch schon einmal gefragt, wie sich unser Arbeitsalltag im Messebau gestaltet? Heute nehmen wir Euch mit und berichten davon, welche täglichen To Dos zu erledigen sind.
Jeder gute Tag startet natürlich erstmal mit einem guten Kaffee!
Die Anfrage
Zu Beginn eines jeden Projektes steht natürlich die Anfrage unserer Kunden. Je nach Messeturnus variieren die Anfragezeiten. Zum Teil findet die Vergabe der Standfläche bis zu einem Jahr im Voraus statt, teilweise sind die Messegesellschaften zeitlich auch schon mal knapper dran.
Um es eurem Messebauer so einfach wie möglich zu machen, eure Anfrage zu bearbeiten, sollte euer Briefing die folgenden Informationen enthalten:Messename, Ort und Laufzeit
- Bestätigter Hallenplan mit Stand-Abmessungen
- Infrastruktur (Ausstattung) des Standes
- Küchenausstattung
- Lounge-, Besprechungsbereiche
- Freibereich (Theke, Prospektständer, Raumteiler etc.)
- Medientechnik
- Fernerkennung
- Sonstiges (Pflanzen, individuelle Elemente etc.)
- Informationen zu euren Exponaten
- Strom-, Druckluftanschluss
- Abmessungen
- Gewicht
- Darstellungswünsche (z.B. Vitrine, Großgrafiken, freistehend etc.)
- Logodateien + ggfs. Farbkonzept und Beispielgrafiken
- Euer Budget sowie ggfs. Termin für Angebotseingang
Dadurch habt ihr alle relevanten Daten und Informationen so gebündelt, dass euer Projektleiter einen auf euere Wünsche abgestimmten Konzeptentwurf entwickeln kann.
Die Konzeption
Das Konzept eures Standes ist das A&O für einen erfolgreichen Messeauftritt. Um ein extravagantes und für euer Unternehmen passendes Konzept zu entwickeln braucht euer Messebauer verschiedene Informationen. Natürlich spielen die grundlegenden Informationen aus eurem Briefing eine grosse Rolle. Dadurch ergibt sich die Grundaufteilung des Standes sowie die Flächenaufteilung für Kommunikationsbereiche und die Produktpräsentation.
Ein Messestand ist immer in drei Ebenen aufgeteilt.
- Fernwirkungsebene
- Informationsebene
- Kommunikationsebene
In diesen Ebenen werden die wichtigsten Kernbotschaften CI konform in das Konzept integriert.
Für die Entwicklung des Designs sind oftmals Visuals hilfreich oder Elemente von vergangenen Messen, die euch gut gefallen haben. So bekommt ihr am Ende ein Konzept, indem sich eure Markenbotschaft und euer CI widerspiegelt. In der Regel ist es in den meisten Messebau-Agenturen so, dass dieses erste Konzept mit einer 3D Visualisierung des Standes kostenfrei ist.
Umsetzung im Arbeitsalltag
Wenn uns als Projektleiter all diese Informationen vorliegen und wir einen guten Eindruck bekommen haben, was das Ziel für euren Messestand ist, gehen wir an die Arbeit und ins Detail. Los geht es natürlich mit dem Konzept und dem Design für euren Stand. Für diese und viele andere Aufgaben haben wir Partner, mit denen wir zusammenarbeiten, um alle Kompetenzen zu bündeln und das beste Ergebnis zu erzielen.
3D Renderings und Budgetierung
Für die Entwicklung des Designs setzen wir uns mit unseren Designern zusammen und geben ein genaues Briefing mit euren Anforderungen ab. Im nächsten Schritt geht es in das Brainstorming und die Überlegung, wie wir euer Produkt am besten in Szene setzen können, sodass es sich auf der Messe von den anderen Produkten abhebt. Das ist immer eine tolle Herausforderung.
Das Ziel ist, sich mit den Merkmalen, welche euer Produkt von anderen unterscheidet und besser macht, von allen anderen Ausstellern abzuheben. In so einer Phase spielt auch Technik mit ein. Es gibt immer wieder neue und innovative Ideen, um Exponate zu präsentieren. Ist dieser Schritt getan, so geht es an das Feintuning und die Umsetzung des 3D Renderings. Dies bekommt ihr dann in der Regel zusammen mit einem Angebot, welches euch im Detail zeigt, welche Elemente im Stand geplant sind und was sie kosten. Wir arbeiten an dieser Stelle absolut budgetorientiert und versuchen die Anforderungen so umzusetzen, dass sie in euren definierten Kostenrahmen passen. Hierzu halten wir im Vorfeld immer Rücksprache mit unseren Produktionspartnern, sodass wir euch ein sehr genaues Angebot abgeben können – ganz ohne große Überraschungen oder versteckte Kosten. Während des gesamten Prozesses sind wir in stetigem Kontakt mit euch, um Anpassungswünsche kurzfristig umzusetzen, sodass wir euch schließlich ein auf eure Wünsche abgestimmtes Konzept und Angebot abgeben können.
Die Projektierung
Nachdem ihr euch für ein Design und Angebot entschieden habt kommt es zum Auftrag. Mit der Auftragsbestätigung beider Seiten kann es losgehen und die detaillierte Vorbereitung beginnt. An dieser Stelle werden alle wichtigen Informationen und Daten für die Produktion zusammengetragen.
- Farb- und Holzdekore für die Möbel und Wände
- Ausführung und Platzierung der Grafiken (Stoffbanner, 3D Logos, Digitaldrucke etc.)
- Abläufe für eventuelle Maschinen- oder Exponat-Anlieferungen und die Abstimmung mit den Gewerken
- Stand Montage
- Grafik Montage
- Technik
- Deadlines werden festgelegt, damit alle notwendigen Daten und Informationen rechtzeitig an Ort und Stelle sind
- Möbelauswahl wird getroffen
- Diverse Extras wie z.b. Blumen oder Deko werden besprochen und bestellt
Freiraum für extravagante Kundenwünsche und Ideen – ein Boden als Aquarium, ist das umsetzbar?
Wir bekommen von unseren Kunden ab und zu auch mal sehr spezielle Anfragen, was zum Beispiel die Ausführung des Bodens oder Ähnlichem angeht. Dann klingelt das Telefon und der Kunde sagt „Unser Standkonzept steht unter dem Motto „under the sea“ und ich möchte gerne, dass unser Messebesucher das Gefühl bekommt, dass er sich „in einem Aquarium befindet“. Im ersten Augenblick klingt das nach einer Idee, die nicht so leicht umzusetzen ist. Dann wird das Team zusammengetrommelt und wir machen ein Brainstorming, um eine tolle Idee zu entwickeln, die den Messestand in ein Aquarium verwandeln kann. Am Ende des Tages kommen viele gute Ideen aus unserem Team zusammen und der Kunde hat einen Messestand á la „under the sea“.
Messebestellungen
Im Rahmen der Projektvorbereitung unterstützen wir euch auch bei den technischen Bestellungen der Messe. Mit eurer Standanmeldung bei der Messe erhaltet ihr einen Zugang für den Onlineshop / Serviceshop. Hier können neben Werbemitteln und Eintragungen in das Ausstellerverzeichnis auch Strom, Wasser und Abhängepunkte bestellt werden. Da diese technischen Anmeldungen immer etwas kniffeliger sind, helfen wir euch hier gern.
Die Produktion
Euer Messeprojekt wird Realität. Mit unserem Netzwerk an Produktionspartnern geht es nun in die Fertigung der einzelnen Bauelemente und Grafiken – von Holzarbeiten bis hin zur Lackierung.
Die Montage und Standübergabe
Das Ziel ist in Sicht! Unser Team aus Logistik und Montagepersonal kümmert sich nun um die termingerechte Fertigstellung ihres Standes. Die finale Standübergabe findet meist 1 bis 2 Tage vor Messebeginn statt. An diesem Tag stehen wir unseren Kunden für alle Belange zur Seite. Natürlich gibt es auch während der Veranstaltung einen Ansprechpartner, der euch im Notfall mit Rat und Tat zur Seite steht.
Der Abbau
Unmittelbar nach Veranstaltungsende ist unser Montageteam wieder vor Ort und beginnt mit der Demontage. Die Rückführung von Exponaten und eine etwaige Zollabwicklung ist ebenso unser Daily Business, wie die Entsorgung der übrigen Bauteile.
Follow Up und Fazit
Unser Ziel: stetige Verbesserung Daher gilt: Nach der Messe ist vor der Messe.
Dazu gehen wir mit euch ins Gespräch, um zu erfahren, wie zufrieden ihr gewesen seid und ob es gegebenenfalls Verbesserungswünsche für euren nächsten Messeauftritt gibt. Unser Job bietet jeden Tag eine neue Herausforderung mit dem immer gleichen Ziel: dem Kunden mit einem tollen, individuellen Messestand den Startschuss für eine erfolgreiche Messe zu geben!