Messeauftritt im Ausland – andere Länder andere Sitten

Donnerstag, 09.05.2019

Den Horizont erweitern

Ihr seid auf dem deutschen Messemarkt bereits bekannt und gut positioniert? Dann könnt ihr euren Messe Horizont erweitern und euch auf dem ausländischen Markt präsentieren, um neue Märkte zu erschließen, neue Kunden zu gewinnen oder zu expandieren.

Herausforderung Ausland

Je nach Land und Stadt gibt es verschiedene Herausforderungen. Grundsätzlich solltet ihr mindestens genauso viel Vorbereitungszeit wie für einen Auftritt in Deutschland einplanen. Überlegt euch zunächst in welchem Land ihr ausstellen wollt, wo gibt es eine interessante Messe auf der ihr eure Marke präsentieren wollt.

Nutzt dazu auch eure Niederlassungen im Ausland, wenn diese vorhanden sind. Oftmals macht es Sinn, sich mit den Kollegen auszutauschen, um die Messetrends im jeweiligen Land herauszufinden. In der Regel steht euch auch euer Messebauer zur Seite, wenn es um eine Planung und Realisierung eures Messestandes im Ausland geht. Sprecht ihn einfach an, ob er ein gutes Netzwerk im jeweiligen Land hat und euch unter die Arme greifen kann.

Darauf müsst ihr bei der Vorbereitung achten:

  • Stimmt die Entwicklung des Messekonzeptes darauf ab, was vor Ort erlaubt und umzusetzen ist.
  • Plant einen Puffer in euer Budget ein, da es z.B. in den USA teurer werden kann als in Asien. Die Details dazu findet ihr im Abschnitt Messen in den USA.
  • Organisiert rechtzeitig die Transporte der Exponate – plant hier genügend Zeit ein.
  • Haltet die Deadlines der Messegesellschaft bzw. vom Veranstalter ein. Oft gibt es zum Teil mehr Formulare, die u.a. für die Standbaugenehmigung notwendig sind, als bei uns in Deutschland.

Messen in Europa

In der Regel plant ihr euren Auftritt in Europa genauso wie in Deutschland. Hierbei geht ihr genauso vor, wie wir es in unserem letzten Beitrag vom 25.04.2019 beschrieben haben.

  1. Standfläche auswählen
  2. Konzept für euren Stand entwickeln
  3. Deadlines beachten
  4. Usw.…

Beachtet allerdings, dass in den meisten europäischen Städten mehr Genehmigungen verlangt werden, die ihr mit Hilfe von eurem Messebauer einreichen müsst.  Bei unseren Nachbarn in den Niederlanden und Frankreich gibt es unter anderem ein Risk Assesment und Health & Safety Formular. Hiermit sichert sich der Messeveranstalter gegen mögliche Risiken während des Aufbaus ab.

Messen in den USA

Den „klassischen“ American Dream im Messekonzept zu verwirklichen, gestaltet sich tatsächlich erheblich schwierig. Der Messeauftritt wird durch die verschiedenen Unions in den einzelnen Staaten strengstens kontrolliert und überwacht. Dadurch ergeben sich einige Herausforderungen, die ihr beachten solltet.

Kostenplanung für den Messestand

Ein Messeauftritt in den USA ist mindestens 3-mal so teuer wie in Deutschland oder Europa. Wie kommt das zustanden?

  • Erhöhte Personalkosten durch eingeschränkte Arbeitserlaubnis. Das heißt nur der Elektriker darf Elektrofacharbeiten durchführen, nur der Grafiker darf Grafiken montieren und so weiter…
  • Monteure werden von den Unions gestellt und vor Ort kontrolliert.
  • In den 25 s.g. ‚right-to-work-states‘ (z.B.: Florida, Arizona, Nevada oder Texas) darf der Standbauer sein eigenes Montageteam den Auf- und Abbau durchführen lassen – das erleichtert die Arbeit vor Ort und führt manchmal auch zu Kosteneinsparung.
  • Material- und Mietkosten für z.B. Möbel sind extrem hoch.
  • Die Transportkosten werden durch die so genannte Drayage extrem hoch. Die Drayage berechnet sich durch das gesamte Materialgewicht. Ein Punkt, den es in anderen Ländern nicht gibt.

Wie schon erwähnt, steuern die Unions den gesamten Ablauf. Das beinhaltet auch die Kontrolle der Arbeits- und Pausenzeiten. Neben den streng geregelten Zeiten gibt es auch streng geregelte Overtime Zeiten. Das bedeutet, dass auf einmal die Monteurstunde nicht mehr 95$ kostet, sondern 120$. In den USA muss man wirklich für alles und jeden bezahlen. Das solltet ihr in euer Messebudget definitiv als Puffer mit einplanen.

Transport eurer Exponate

Wenn ihr plant ein Exponat mit auszustellen, dann organisiert den Hin- und Rücktransport rechtzeitig. Hier gilt es: Definitiv früher anfangen! Informiert euch am besten beim Messeveranstalter, wer für die Transporte vor Ort zuständig ist oder nutzt die Erfahrung von großen Messespeditionen. In den USA sind Zollanmeldungen meist unumgänglich. Plant für einen Transport in die USA, vorwiegend per Seeweg, mindestens 6 bis 9 Wochen ein. So seid ihr auf der sicheren Seite. Der Rücktransport muss bereits vor Messebeginn genaustens geplant und organisiert sein. Nach Messeende werden eure Verpackungskisten auf eure Standfläche gebracht und letztendlich nur das abtransportiert, was mit einem korrekten und vor allem eindeutigen Label gekennzeichnet ist.
Messekonzept
Anders als in Deutschland sind die amerikanischen Messekonzepte in der Regel sehr einfach gestrickt. Der Aufbau des Messestandes wird in den meisten Fällen auf das Wesentliche reduziert. Es gibt keinen aufwendigen Boden oder aufwendig gestaltete Wandformen. Teppichboden auf dem Hallenboden, Platz für Exponate und ein wenig Mobiliar für den Kommunikationsbereich reichen aus. Die Amerikaner leben von ihrem Vertrieb. Meistens betreiben die Vertriebsmitarbeiter direkt vor der Standfläche Kaltakquise und laden so die Messebesucher auf die Standfläche ein. Die Drayage ist auch ein Grund dafür, dass der Standbau leicht gestaltet wird.

Messen in Asien / Vereinigte Emirate

In Asien ist die größte Herausforderung die Sprachbarriere. Die meisten Messebauer sind auf internationale Kunden eingestellt und sprechen gutes Englisch. Vor Ort solltet ihr euch aber darauf einstellen, dass die Monteure kein Englisch sprechen und ihr euch an euren Projektleiter wenden müsst.
Was in den USA extrem teuer ist, kann in Asien wiederum sehr günstig sein. Extravagante Standdesigns werden für ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis angeboten. Man kann dennoch nicht den exakten und akkuraten deutschen Standbau erwarten. Aber auch für ein kleines Budget kann man einen guten Messeauftritt hinlegen. Auch in Peking oder Shanghai gibt es spezielle Standbaugenehmigungen die Sicherheitsformulare beinhalten. Hierbei wird euch der Messebauer mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Planung für Ablauf vor Ort

Informiert euch am besten spätestens 2 bis 3 Wochen vor Standübergabe über die wichtigsten Ansprechpartner vor Ort. Jede Messegesellschaft, egal in welchem Land, bietet euch vor Ort immer einen Ausstellerservice. Dieser gibt euch einen Überblick mit allen Informationen zu eurem Messeauftritt, euren getätigten Bestellungen oder Antworten auf offene Fragen. Auf den meisten Messegeländen findet ihr auch immer einen kleinen Messeshop. Im Bedarfsfall bekommt man in diesen Shops von Post-It über Snacks und Getränke auch Hammer und Nagel kaufen. Achtung: Meistens gelten hier Tankstellen Preise!
Es ist hilfreich, wenn ihr für euer Team, welches mitreist, eine kleine Übersicht mit den wichtigsten Informationen zusammenfasst. Diese Punkte sollten nicht fehlen:

  • Hoteladresse und Messeadresse
  • Halle / Stand Nr.
  • Liste mit Kontaktdaten des Teams vor Ort
  • Ansprechpartner Messebau vor Ort / Ausstellerservice
  • Standbesetzung
  • Shuttlezeiten zwischen Hotel und Messe (die meisten Messen kooperieren mit vielen Hotels und bieten daher während der Messelaufzeit Shuttle Busse an)
  • Informationen zu Events nach Messeende

 

Informationen zum jeweiligen Land sind immer hilfreich:

 

  • Landeswährung
  • Einreisebestimmungen
  • Klima
  • Zeitverschiebung
  • Eventuell notwendige Reiseadapter – diese eignen sich auch immer als nettes Give Away auf ausländischen Messen

Unser Fazit für euren Messeauftritt im Ausland: Es gibt ein paar Dinge, die zu beachten sind, aber in der Regel laufen auch Messen im Ausland nicht anders ab als in Deutschland. Gute Vorbereitung ist das A & O!

Messestand richtig und kosteneffizient planen – nicht einfach nebenbei

Donnerstag, 25.04.2019

Die Vorbereitungszeit großzügig ansetzen

Je nach Messeturnus ist die Vergabe der Standflächen bzw. die Standzuteilung bis zu einem Jahr im Voraus. Deshalb auch hier so früh wie möglich mit der Auswahl der richtigen Messe beginnen. Wie findest du die richtige Messe für dein Unternehmen und dein Produkt oder Dienstleistung? Definiere zuerst dein Ziel:
Ziel des Messebesuchs definieren

  • Willst du nur Marktpräsenz zeigen?
  • Willst du neue Leads generieren? (meint: neu Kontakte und potenzielle Kunden gewinnen)
  • Willst du dein Lieferantennetzwerk vergrößern?
  • Willst du in neue Länder exportieren und neue Märkte erschließen?

Zu ersterem empfiehlt sich einmal zu recherchieren, welche Messen besuchen eure Mitbewerber und Konkurrenten, zu letzterem wo ist der geografische Standort der potenziellen Kunden oder Lieferanten. Möchtet ihr zum Beispiel im asiatischen Markt vertreiben, macht es oft mehr Sinn, eine Messe eurer Branche in Peking, Shanghai oder Singapur zu besuchen.

Richtige Standfläche auswählen – Laufwege beachten

Je nach Budget und Konzeptidee solltet ihr euren Messestandtypen wählen. Schaut euch den Hallenplan genau an – den bekommt ihr übrigens meistens auf der Website der Messe bzw. des Veranstalters zum Download angeboten. Im Hallenplan könnt ihr die Hauptwege des Messeverkehrs, Laufwege und -richtungen der Besucher erkennen/ ablesen. Achtet dabei auf Durchgänge aus anderen Hallen, Auf- und Abgänge, Treppen bzw. Rolltreppen, Hauptknotenpunkte oder Kreuzungen. Hierbei kann euch euer Messebauer unterstützend beraten.

Wichtig bei der „Standort“-Wahl oder spätestens bei der Konzeptionierung, ist ebenfalls zu schauen, wer ist mein Standnachbarn, wo sind meine Mitbewerber, wo der Marktführer? Sich in Richtung der Konkurrenten oder Marktführer auszurichten kann viele Vorteile haben: Große Messestände von Marktführer sind meistens Besuchermagnete, so habt ihr viel Messeverkehr vor eurer eigenen Tür, genauso bei direkten Mitbewerbern, hier könnt ihr Messebesucher direkt „abgreifen“.

Messeseitige Deadlines beachten

Auf Grund der Standvergabe sind die oben genannten To-Dos teilweise schon ein bis zwei Jahre im Voraus zu durchdenken. Es gibt sicherlich auch Messen, die die Zuteilung erst 6 Monate vor Beginn vornehmen oder die noch bis Messebeginn freie Standflächen zur Verfügung haben. Unser Rat dennoch: Nach der Anmeldung zur Messebeteiligung solltet ihr nicht die Füße hochlegen.

In eurem Zeitplan solltet ihr auf jeden Fall die Deadlines der messeseitigen Bestellungen aufnehmen. Das sind alle Bestellungen von Tickets, über Parkausweisen bis hin zu den technischen Bestellungen wie Strom, Wasser und WLAN. In der Regel müssen diese meistens 6 Wochen vor Messebeginn getätigt werden. Standbaugenehmigungen und Freigaben für Sonderkonstruktionen, Spezialeffekte, Kochaktionen etc. und Pyrotechnik sind bis zu 8 Wochen im Voraus anzumelden. Später ist natürlich „immer“ möglich, aber das kostet meistens einen Aufpreis, typisch sind hier 25% Preisaufschlag.

Euer Messestand-Konzept sollte im besten Fall also spätestens zwei Monate vor Messebeginn stehen.

Planung rund um die Messetage

1.    Auf- und Abbau organisieren

 

Je nach Größe der Messe variieren natürlich die Auf- und Abbauzeiten – große Messe gleich mehr Tage – kleine Messe gleich weniger Tage.

Wenn ihr ein Produkt, also Waren oder Maschinen, präsentieren wollt, dann sollte rechtzeitig der Transport bzw. deren Anlieferung organisiert werden. Je nachdem in welcher Messehalle, Messezentrum, die Messe stattfindet und wie groß eure Exponate sind, sind beim Veranstalter Sondergenehmigungen einzuholen. Auch die Zuweisung eines Standplatzes ist dann abhängig von den möglichen logistischen Gegebenheiten vor Ort – nicht jeder Standplatz eignet sich für eine Anlieferung einer größeren Maschine.

 

Der Rücktransport nach Messeende sollte ebenfalls geplant sein. Klärt im Vorfeld ab, welche Materialen zu euch zurückkommen und welche wiederverwendbaren Standbauteile zum Messebauer geschickt werden. Auch Pfand und Catering Equipment muss wieder eingesammelt werden. Der Abbau des Messestandes erfolgt meist der entgegengesetzten Reihenfolge des Aufbaus. Es kann also passieren, dass ihr eure Maschine nicht als erstes vom Stand bekommt.

 

Verbleibt am Ende des letzten Abbautages irgendetwas in der Messehalle zurück, werden von der Messe selbst Geldstrafen verhängt – und im worst case werden eure Sachen einfach weggeschmissen. Je eher ihr mit einem Spediteur eures Vertrauens die Transporte plant desto eher könnt ihr über den Preis verhandeln.

 

2.    Messeverlauf planen

 

Wer sollte vom Unternehmen an der Messe teilnehmen?  Welche Mitarbeiter aus welchen Abteilungen kommen mit? Über den Vertrieb hinaus, sollte natürlich die Geschäftsführung auf der Messe präsent sein, gerade wenn ihr Kunden geladen habt. Oder auch der Mitarbeiter aus der technischen Abteilung, Fertigung bzw. Maschinenfabrik, der die Maschinen, Arbeitsprozesse etc. am besten kennt und so am besten erklären kann. Eure Mitarbeiter sind die Repräsentanten eures Unternehmens!  Sicherlich – je nach Unternehmensgröße – kommen da einige Mitarbeiter zusammen und nicht nur ihr seid auf der Messe unterwegs und wohnt nicht gerade fußläufig zum Messegelände. Deshalb unser Tipp: Hotelzimmerkontingent so früh wie möglich reservieren, nichts kostet mehr Nerven und Zeit, als jeden Messetag eine halbe Ewigkeit zur Messe zu pendeln. Reist ihr mit den Firmenwagen an, könnt ihr bei der Messe Parkausweise anfragen.

 

3.    Notfall-service – Was tue ich, wenn während der Messe etwas schiefläuft?

 

Im besten Fall und mit guter Vorbereitung sollte natürlich nichts schieflaufen, aber das gerade Technik ihre Tücken haben kann, ist bekannt. Erster Hinweis: Überprüft alles genausten bei der Standübergabe. Funktioniert der Fernseher und/oder LED-Screens, kann das Werbevideo abgespielt werden, lässt sich der Laptop problemlos anschließen, zieht die Spülmaschine auch Wasser usw.

 

Sollte trotz erfolgreichem Vorab-Check am Tag des Messebeginns oder im Messeverlauf Probleme auftreten, könnt ihr natürlich euren Messebauer bzw. Agentur anrufen. Der ist aber meist nicht mehr vor Ort, würde sich im besten Falle aber eine Lösung per „Fernwartung“ überlegen. In jeder Halle findet ihr einen Hallenmeister, der euer erster Ansprechpartner in Notfällen ist. Solltet ihr den nicht antreffen, so gibt es immer Telefone über die ihr euch an den Ausstellerservice wenden könnt. Bei sehr großen Messeständen oder Gemeinschaftsstände sollte überlegt werden, ob ihr nicht einen eigenen Techniker für die gesamte Messelaufzeit begleitend buchen.

Checklisten-Kings and Queens

Auf der Website der Messen bzw. Veranstalter werden Checklisten mit allen Deadlines zu den jeweiligen Messen veröffentlicht. Hier einmal unsere Zusammenfassung wichtigster Punkte für eine entspanntere Messeplanung:

  • Rechtzeitige Anmeldung als Aussteller (bis zu einem Jahr vorher)
  • Kontaktperson festlegen, die für die operativen Aufgaben des Messeauftritts zuständig ist
  • Ausschreibung an den Messebauer mit Standbau Briefing einreichen
  • Hotel frühzeitig buchen
  • Fertigstellung des Messestandkonzepts bis mindestens 8 Wochen vor Messebeginn
  • Zugang Messeportale frühzeitig benutzen (messeseitige Bestellungen, Deadlines beachten!)
  • Parkkarten für gute, messenahe Parkplätze beantragen
  • Aufbauausweise ermöglichen frühere Einfahrt
  • Stand- und ggf. Sicherheitspersonal einplanen, Diebstahl durch abschließbare Standkabinen vermeiden
  • Catering organisieren: Achtung: Gerüche? Warmhalten? Küche Lageplan
  • Eintrittskartengutscheine bestellen und Kunden/Branchenvertreter frühzeitig einladen
  • Prospekte oder andere Werbemittel, ggf. Give-aways bestellen
  • Rücktransport, Transporte von Exponaten und eventuelle Einlagerung planen
  • Einladungen zu Rahmenveranstaltungen frühzeitig beantworten – Events wie Ausstellerabende eignen sich hervorragend zum Networking für Aussteller --> Standparty Genehmigung bei der Messe einholen

Fazit Kostenfaktor Zeit: Je früher, desto besser!

Neuheiten & Trends von der Best of Events (BOE)

Donnerstag, 07.02.2019

 

Die BOE – ein Treffen der Veranstaltungs- und Eventbranche, Messebauer und Ausstatter rund ums Thema „Erlebnismarketing“- so nennt es ganz offiziell der Messeveranstalter auf seiner Website. Wir haben uns im Januar auf den Weg gemacht, um uns natürlich auch für euch und unsere Kunden über die neusten Trends zu informieren. Und was haben wir gefunden? Erlebnisreich war es alle Male: Ein Mix aus Hipstern mit highend durchdesignten Messeständen mit Neuheiten, die dann doch nicht so neu waren und einer Welt aus schrillen Gauklern und Narren, die uns doch ein wenig unterhalten haben.

Künstler für Call-to-Action auf dem Messestand

Kurz zu den Künstlern: Auf der BOE findet ihr alles an Unterhaltungskünstlern, die Geburtstage, Hochzeiten oder auch Firmenevents bereichern könnte, natürlich je nach Geschmack. Stelzenkünstler, die auf einem Einhorn durch die Gegend reiten, Roboter, die mit den Gästen sprechen oder als riesige sich selbst fortbewegende Metallungeheuer Utopien a la Mad Max hervorrufen, die – zwar schon etwas in die Jahre gekommene – Fotobox, die jetzt aber ganz stylisch im T1-Bulli-Nachbau mit Fischaugenoptik um die Ecke kommt. Die ein oder andere Visitenkarten haben wir natürlich eingesteckt. Erfahrungsgemäß haben auch wir immer ganz gerne verrückte Leute im Petto, denn auch auf Messeständen können Künstler oder besondere sogenannte „Call-to-Action“ (Mitmach-Aktionen), die Messebesucher auf einen Messestand locken.

Cocktails auf Knopfdruck für eine coole Bewirtung am Messestand

Nach einem verrückten Ritt im Virtual Reality-Fahrsimulator wurde ein Cocktail von der mobilen Cocktailbar geschlürft. Per Knopfdruck über eine Art Tablet kann der gewünschte Cocktail direkt aus frischen Direktsäften – und je nach Kundenwunsch auch Alkohol – per Hochdruck in Sekundenschnelle zubereitet werden. Da es sich um keine aus Pulvern zusammengemischte Fertigcocktails handelt, war das Geschmackserlebnis sehr positiv. Die Cocktailbar ist ein transportables System mit LED-beleuchteter und auf Kundenwunsch gebrandeter Front und kann auch für Messeteilnahmen gemietet werden.

Wasservorhänge und Highlights mit LED-Technik

LED-Technik im Trend natürlich ganz vorne dabei! Neben hochwertigen Fotoböden gibt es auch bespielbare Fußböden sowie individuell angefertigte Sonderformen, die mit jeglichem gewünschten Inhalt zum „Leben“ erwachen.
Wasservorhänge, oder auch Wasserleinwände genannt, sind schon seit einiger Zeit öfters auf Messen zu sehen. Diese sind aber eine kostspielige Angelegenheit, dennoch als Feature und Eyecatcher je nach Unternehmen und Produkt sehr cool.

Mietmöbel im aktuellen Wohntrend

Im Mietmöbelbereich richten sich die Ausstatter nach den aktuellen Trends in den heimischen Wohnzimmern: Von Midcentury-Klassiker (Schulmöbel aus den 1950er treffen Moderne) über Skandic Chick (nordischer Designer-Stil) bis hin zu Massiv- und Echtholz war alles auf der BOE zu finden. Warum sich auch hier vom kühlen, klassischen Büromöbel-Design wegbewegt wird, hat uns dann Christian Flörs (BRUNS Messe- und Ausstellungsgestaltung GmbH) in seinem Forums-Beitrag
„Szenografie: Wie inszeniert man eine Marke dreidimensional“
einmal nähergebracht.

Vier Trends 2019 im Messestanddesign

Es lassen sich vier Trends in der Messewelt in den letzten Jahren beobachten:

1. Black Frame: Die Kunst einzelne Elemente, (Standbauwände, Logos, Sonderkonstruktionen) bewusst hervor zu heben, in dem man sie in einen schwarzen Rahmen (black frame) verpackt bzw. einrahmt. In Kombination mit einer starken, leuchtenden Unternehmensfarbe kann man sich von den Mitbewerbern optisch sicherlich abheben.

2. Urban Jungle: Je Grüner desto besser! Wie der Name schon verrät, werden viele Pflanzen oder grüne „Natur“-Flächen in den Messestand verbaut. Nicht nur in einfachen Bepflanzungskübeln, sondern auch in vertikalen Flächen, oder abgehangen von der Decke.

3. Komfortzonenmanagement: Trend Urban Jungle fließt mit in diesen Trend ein: „Wohlfühlzonen schaffen“ durch warmes Licht, weiche Kissen, flauschige Teppiche und Pflanzen. Ein Wohnzimmercharakter der zum Verweilen einlädt und so auch die Messebesucher anzieht.

4. Fun Theory: Dieser Trend fällt mit in die Kategorie des Guerilla Marketings, das heißt das Neuartige, Unbekannte, was Dinge und Alltägliches wieder interessant macht und beim Betrachter bzw. „Benutzer“ ein Gefühl von Fun, Spaß hervorruft und das Belohnungssystem aktiviert. Klingt nach viel Theorie – und in der Praxis? Bestes Beispiel: die Piano-Stufen eines U-Bahn-Treppenhauses, auf dem die Menschen durch ihre Schritte auf der Treppe Musik erzeugen konnten. Dahinter steckte der Großkonzern VW. Aber auch kleinere Aktionen, wie ein Flaschencontainer, der ein Einwurf-Spiel mit Punkten für die Passanten bereithält oder der Mülleimer im Park, der ein Geräusch erzeugt, als würde der Müll kilometertief in die Erde hinabstürzen, sind Beispiele für die Fun Theory.

Ein Leitfaden für die Erstellung von druckfähigen Grafikdaten

Donnerstag, 15.11.2018

Allgemeines

Für euren Messestand benötigt ihr allermeistens Grafiken, um natürlich einerseits euren Messestand zu branden – also mit euren Firmennamen und Logo zu beschriften –
oder auch andererseits um Produkte oder Dienstleistungen auf Grafiken zu präsentieren. Darüber hinaus kann man auch mit Grafikbannern (Druck auf Stoff) als Fernerkennung oder Backlit-Bannern (mit Beleuchtung) arbeiten. All diese Grafiken müssen professionell gedruckt werden und benötigen dafür korrekte Druckdaten.

Generell braucht ihr zum Anlegen von druckfähigen Dateien die entsprechende Software.  
Für die Erzeugung von druckfähigen Dateien sind die gängigsten Programme: Adobe InDesign (Layout), Adobe Illustrator (Vektordateien), Adobe Photoshop (pixelbasierte Dateien) sowie CorelDRAW, Freehand oder Quark.

Solltet ihr keine der genannten Programme besitzen, kann die Messebauagentur helfen oder ein Grafikbüro. Sie können Grafikdaten erstellen, bearbeiten und druckfähig aufbereiten.

Bitte beachtet, dass Office Programme wie Word, Excel oder Powerpoint NICHT geeignet sind.

Anschnitt und Beschnittzugabe

Wenn ihr randabfallende Elemente auf euren Grafiken platziert – also bis zum Anschnitt –, solltet ihr eine entsprechende Beschnittzugabe anlegen. Dies garantiert euch die Vermeidung von sogenannten Blitzern, sprich unerwünschten weißen Rändern am finalen Druckprodukt. In der Regel liegt die Beschnittzugabe bei mindestens 3 mm. Sie kann je nach Weiterverarbeitung aber auch nach oben abweichen.

Damit auf eurem Endformat keine wichtigen Informationen in der Druckweiterverarbeitung abgeschnitten werden, solltet ihr je nach Endformat zwischen 3 und 10 mm Sicherheitsabstand zur Innenseite des Formates einhalten.

Schnittmarken & Hilfszeichen

Die sogenannten Schnittmarken sind dünne schwarze Linien, welche auf dem Druckbogen platziert werden, um das Endformat des Druckes zu kennzeichnen. Diese Zeichen ermöglichen einen sauberen Zuschnitt und werden in der Regel beim Exportieren der Druckdatei von eurem Layoutprogramm angelegt. Diese Option könnt ihr in den Schritten des Dateiexports selbst konfigurieren.

Vektordateien und Pixelbilder

Vektordateien bestehen aus meist einfachen Formen (Linien, Kreise, Polygone, Schriften usw.), die durch genaue geometrische Definition eine skalierbare und deutlich bessere Qualität haben als Pixelbilder. Eine korrekt angelegte Vektordatei (wie zum Beispiel ein Firmenlogo) kann somit auf nahezu alle erdenklichen Endformate vergrößert werden, ohne dabei an Qualität zu verlieren.

Pixelbilder sind nur bedingt skalierbar (entsprechend dem Betrachtungsabstand) und sollten daher nicht zwingend auf großen Endformaten verwendet werden. In jedem Fall sind Pixelbilder aber immer für die Druckausgabe bei 300dpi (dots per inch) bzw. ppi (pixel per inch) zu speichern. Fotos bzw. Bilder sollten daher von vorneherein in der korrekten Größe und Auflösung angelegt werden. Die spätere Skalierung (Vergrößerung) zieht eine sichtbare Verschlechterung der Qualität mit sich. Der Druck wirkt dann „pixelig“.

Auflösung

Die Auflösung beschreibt im weitesten Sinne, wie detailliert, also wie „scharf“ ein Druckbild erscheint. Je besser die Auflösung, desto „schärfer“ das Ergebnis. Bei den dazugehörigen Maßeinheiten spricht man in der Regel von der sogenannten Punktdichte (DPI, dots per inch = Punkte Pro Zoll) bzw. Pixeldichte. (PPI, pixel per inch = Pixel pro Zoll).

Bei Farbbildern und Graustufenbildern gilt unsere Empfehlung der Standardauflösung 300dpi bei Originalgröße des Druckes. Mit dieser Einstellung kann ein optimales Druckergebnis gewährleistet werden.
Strichbilder, also Grafiken die nur Schriften in kleinen Größen oder Zeichnungen enthalten, sollten in einer Auflösung von 1200dpi angelegt werden. Dadurch werden sogenannte „Sägezähne“ (Ausfransung der Buchstaben) vermieden, welche durch den hohen Kontrast zum Bedruckstoff entstehen können.

Farbräume und Farbmodi

Legt eure Layouts und Grafikdokumente im CMYK Modus an.
(CMYK: Cyan = Blau, Magenta = Rot, Yellow = Gelb, Key = Schwarz). Druckmaschinen drucken vierfarbig in diesem Farbraum.
Sollten in euren Dokumenten auch Sonderfarben wie z.B. HKS, Pantone o.ä. enthalten sein, müssen diese Elemente auch in genau dieser Farbe korrekt angegeben bzw. angelegt werden, um mögliche Farbverfälschungen zu vermeiden.
Der RGB-Modus dient ausschließlich der Darstellung an Bildschirmen und ist daher nicht für den Druck geeignet.

Schriften

Bitte legt auf euren Grafiken Schriften nicht kleiner als 5-6pt an. Die allgemeine Lesegröße für Texte liegt bei 12pt. Bei größeren Druckprodukten sollte auch eine größere Schrift platziert werden. 6pt können beispielsweise bei Visitenkarten Verwendung finden, jedoch nicht bei Flyern oder Plakaten. Schwarzer Text sollte bitte nur in 100% Schwarz angelegt werden und nicht in einer Mischfarbe aus allen CMYK Farben. Dadurch werden Farbabweichungen ins blaue, rote oder gelbe vermieden.
Wenn ihr uns zur Weiterverarbeitung eure Layoutdaten (InDesign oder Illustrator) zusendet, denkt bitte daran, dass alle Schriftarten eingebunden werden. Solltet ihr uns aus lizenztechnischen Gründen keine Schriftarten mitschicken dürfen, so wandelt bitte vorab alle Texte in Pfade um.

Druckdateien speichern

Für eure Druckdaten wählt Formate wie: PDF, EPS, TIFF oder in bedingten Fällen JPG.
Dateien im PDF-Format entsprechen dem Standard für professionellen Druckdatenaustausch und eigen sich am besten. Dieses Format könnt ihr in den meisten Fällen aus eurem Layoutprogramm heraus speichern. Hier müssen jedoch einige Einstellungen berücksichtigt werden, um die korrekten Spezifikationen zu erfüllen. In jedem Fall solltet ihr auf die Einhaltung des PDF/X-Standards achten (PDF/X3- oder PDF/X1a-Standard). Achtet auf die Kompatibilität 1.3, um Probleme bei Ebenen und Transparenzen zu vermeiden und den Workflow zu erleichtern.
Auch hier noch einmal der Hinweis: Office Programme wie Word, Excel und Powerpoint erzeugen keine druckfähigen Dateien!

Next Step: System-, Misch-, oder konventionelle Bauweise?

Donnerstag, 25.10.2018

 

Wie vergangene Woche angekündigt, lest ihr im folgenden Text etwas über die unterschiedlichen Bauweisen eines Messestands. Die Entscheidung wie der Messestand letztendlich gebaut wird, beeinflusst maßgeblich euer Budget.

Die Systembauweise

ist meistens die günstigste Variante, aber auch die einfachste Bauweise. Üblich sind zwei Systemarten: ein vierkant Profil oder ein achtkant Profil. Die Profile sind Meterware. Somit ist die Konstruktion auch immer wieder veränderbar. Ihr könnt so ein System kaufen oder auch mieten.
Beim Kauf müsst ihr Folgekosten wie Einlagerung und Kosten für Ausbesserungen und Reparaturen bedenken. Die Kaufoption bietet sich an, wenn ihr plant regelmäßig auf verschiedene Messe zu gehen. Darüber hinaus kann das System flexibel verändert werden. Das ist aber nicht einmal eben gemacht: Unterschätzt dabei nicht die Kosten für eure Arbeitszeit und das benötigte Knowhow.
Die Mietoption bringt den Vorteil der Zeitersparnis – der Aufwand der Planung ist überschaubar – und wenn ihr in Zukunft erst einmal keine große Entwicklung eures Standes seht.

Die Mischbauweise

ist eine Kombination aus Systembau und individuell gefertigten Elementen. Einzelne Elemente können je nach Kundenwünschen angefertigt werden. Typischerweise wurde früher das System „verplattet“, das heißt, vor das System wurden Spanplatten in eine Nut gesetzt und verleimt. Das macht man heute aus Kosten- und Praktikabilitätsgründen sehr selten. Dennoch besteht die Möglichkeit einzelne Elemente, wie zum Beispiel einen Turm aus Systembauweise, elegant mit der konventionellen Bauweise zu kombinieren.

Die konventionelle Bauweise

Ein Messestand sollte gut überlegt sein und professionell geplant werden, um das eigene Unternehmen in das perfekte Licht zu rücken. Um aus dem Vollen der schier unendlichen Möglichkeiten im digitalen Zeitalter und der Live-Kommunikation zu schöpfen und die genau zu euch passenden Reize beim Messebesucher auszulösen, empfiehlt sich eine ganz individuelle Planung mit der qualitativ hochwertigen konventionellen Bauweise. Hier wird alles nach den Kundenwünschen kreiert, verleimt, gestrichen, tapeziert, gemalt – der große Vorteil: Der Messestand kann millimetergenau geplant und gebaut werden.

Die Qual der Wahl – Alles hängt am Geld

Alle Systeme haben ihr Vor- und Nachteile und je nach Idee, die ihr für euren Messeauftritt habt, solltet ihr euch beraten lassen. Hilfreich ist immer, wenn ihr vor einem ersten Beratungsgespräch ein grobes Budget festlegt.

Messestand – First Step: Was wollt ihr zeigen, was braucht ihr?

Donnerstag, 18.10.2018

 

Fangen wir mal bei Adam und Eva an. Welche Messestände gibt es überhaupt und wo liegt der Unterschied?

Zu allererst buchst du deine Ausstellerfläche beim jeweiligen Veranstalter der Messe. Das ist nicht immer die Messe direkt, sondern können große internationale Messeveranstalter sein oder auch Unternehmensverbände und Interessenskreise. Die Informationen findet ihr aber immer auf den Websites der Messen. Als Aussteller solltet ihr den Messekalender natürlich immer schon für das kommende Jahr im Blick haben. Wenn ihr zu spät dran seid, sind eventuell schon alle Standflächen ausgebucht.

Je nachdem, was ihr alles auf eurem Messestand zeigen wollt oder auch müsst – große Maschinen oder kleine Produkte oder nur Dienstleistung – und wie ihr euch präsentieren möchtet – schlicht oder zum Beispiel prunkvoll –, beeinflusst eure Budgetüberlegungen. Oder natürlich andersherum: Das Budget beeinflusst alles andere! Je nach Messe variiert der Quadratmeterpreis der Standfläche stark. Um eine grobe Einschätzung der benötigten Quadratmeterzahl für euren Messestand zu bekommen, macht euch Gedanken dazu, wie viele Besprechungsmöglichkeiten (Tische, Stühle, Sofas oder Lounge-Möbel, teil- oder komplett-geschlossene Besprechungskabinen) ihr platzieren wollt. Es sollte eine Standkabine geben, wenn ihr Material, Getränke und private Sachen sicher einlagern wollt. Wenn ihr die Messebesucher und Kunden verköstigen oder Getränke anbieten möchtet, sollte es eine Bewirtungsmöglichkeit in Form zum Beispiel einer Theke, Bar oder Küche geben.

Auf der Messe-Website oder auf telefonische Nachfrage beim Veranstalter erhaltet ihr einen Hallenplan mit den verfügbaren, geplanten Ausstellungsflächen, dieser hilft euch bei der Überlegung, wo und wie ihr euch platzieren wollt. Die Laufrichtungen der Besucher spielt hier auch eine große Rolle. Dazu findet ihr in den nächsten Wochen einen extra Blogeintrag.

Blockstand, Kopfstand, Eckstand, Reihenstand, Durchgangsstand oder Etagenstand?

Die Messeveranstalter bieten verschiedene Ausstellungsflächen an:

Block- oder auch Inselstand genannt: Dieser Messestand ist von allen vier Seiten offen – wie eine Insel – und ist natürlich nicht von Wasser umgeben, sondern umgeben von Hallengängen. Positiv an dieser Standform ist sicherlich, dass die Messebesucher von allen Seiten an euren Messestand gelockt werden können. Es besteht immer die Möglichkeit einzelne Seiten des Standes ganz oder teilweise zu bebauen bzw. zu schließen. Hier gibt es aber immer Vorschriften der Messegesellschaft, wieviel Prozent der Standfläche/Seiten geschlossen werden dürfen.

Kopfstand: Dieser Standtyp hat nur eine geschlossene Seite und ist somit zu drei Hallengängen offen. Auf der einen Messestandwand lässt sich gut ein Logo oder eine Präsentationsfläche realisieren. Die Standfläche ist oft sehr variabel zu gestalten, auch hier könnt ihr zusätzliche Wände einziehen, denkt aber auch an die Genehmigung des Messeveranstalters.

Eckstand: Der Eckstand hat zwei geschlossene Seiten. Durch zwei Laufrichtungen der Besucher solltet ihr eure Werbung und Fernerkennung (z.B. einen Deckenkubus) auch immer in beide Blickrichtungen platzieren.
Die „Eckgestaltung“ ermöglicht euch neben der hohen Besucherfrequenz im vorderen Bereich, eine ruhigere Besprechungsatmosphäre im hinteren Bereich des Messestandes zu schaffen.

Durchgangsstand: Dieser Messestand ist an zwei gegenüberliegenden Seiten geschlossen und zu den Hallengänge offen. Diese Form ist eher selten, aber je nach Messekonzept bietet sich dieser Messestandtyp an, besonders, wenn ihr mit Countern, Aufstellern und Stehtischen arbeiten möchtet. Je nach Größe und Länge des Durchgangsstands lassen sich aber auch Theken und Kabinen in der Mitte einer Wand positionieren, um eine optische Trennung zu erzeugen. So könnt ihr beispielsweise im Bereich A Produkt A vorstellen und im Bereich B Produkt B, in der Mitte platziert ihr dann Besprechungsmöglichkeiten.

Reihenstand: Diese Ausstellungsfläche ist zu drei Seiten geschlossen, der Besucher hat nur die Möglichkeit von einer Seite den Stand zu betreten.

Etagenstand oder auch Doppelgeschoss genannt: Das ist natürlich die Creme de la Creme der Messestände. Der Messestand hat zwei Geschossebenen. Je nach Hallenhöhe und Abhängungen ist diese Art von Messestand auch nur an ausgewählten Plätzen in der Halle möglich. So ein Messestand ist natürlich ein absoluter Eyecatcher auf der Messe. Die meisten Aussteller benutzen das obere Geschoss als Hospitality Raum, manche jedoch auch als Präsentationsfläche. So könnt ihr besonders euren Kunden, die ihr direkt eingeladen habt, ein VIP-Gefühl geben.

Ein oder zwei gute Hinweise:

Die Rückseiten der Standbauwände müssen immer neutral in weiß gestaltet werden, wenn sie zum Hallengang hin geschlossen oder auch über die Wände des Standnachbarn und somit sichtbar sind – das gilt natürlich für alle Messestände bzw. Messestandtypen. Es empfiehlt sich frühestmöglich den Messeveranstalter in seine Baupläne einzuweihen, da oft deren Einverständnis einzuholen ist. Gerade bei Sonderkonstruktionen, Überschreiten der Bauhöhe oder Schließen von Seitenwänden. Die Standbaugenehmigungen sind in der Regel mindestens (!) sechs bis acht Wochen vor Messestart einzureichen.  

Aber „wie“ baut man am besten den Messestand? Die Bauweise – System-, Misch-, oder konventionell – beeinflusst eure Kosten. Was ist in eurem Budgetrahmen möglich? Hierzu könnt ihr nächste Woche einen neuen Artikel in unserem Blog lesen.