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Das macht die Messekonzeption der Zukunft aus

Messen sind wichtige Ereignisse für Unternehmen, um sich zu präsentieren, neue Kunden zu gewinnen und Geschäfte zu tätigen. Damit ein Messeauftritt erfolgreich ist, braucht es einen gut geplanten und professionell umgesetzten Messestand. Im Folgenden möchten wir Ihnen einen Einblick in die alltäglichen Aufgaben einer Messebauagentur geben und wie sie sicherstellt, dass Ihre Präsenz auf der Messe erfolgreich wird.

Die Anfrage

Wenn Sie planen, einen Messestand zu bauen, sollten Sie darauf achten, dass Sie dem Messebauer alle notwendigen Informationen von Anfang an bereitstellen. Eine umfassende und präzise Anfrage kann dazu beitragen, dass die Arbeit effizient und genau durchgeführt wird. Hierbei gilt es, dem Messebauer alle wichtigen Informationen zu geben, um den Messestand optimal zu gestalten. Folgende Punkte sollten Sie unbedingt in der Anfrage erwähnen:

  1. Messename, Ort und Laufzeit: Diese Informationen sind wichtig, damit der Messebauer die Gegebenheiten vor Ort berücksichtigen kann.
  2. Bestätigter Hallenplan mit Stand-Abmessungen: Der Hallenplan gibt dem Messebauer eine Vorstellung davon, wie viel Platz er zur Verfügung hat, um den Stand zu gestalten.
  3. Ausstattung des Standes: Es ist wichtig, dem Messebauer eine genaue Liste der gewünschten Ausstattungselemente zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören Küchenausstattung, Lounge- und Besprechungsbereiche, Freibereiche, Medientechnik, Fernerkennung und andere individuelle Elemente.
  4. Informationen zu den Exponaten: Wenn Sie Exponate präsentieren, sollten Sie dem Messebauer alle notwendigen Informationen dazu liefern. Dazu gehören Strom- und Druckluftanschlüsse, Abmessungen, Gewicht sowie Darstellungswünsche (z.B. Vitrine, Großgrafiken, freistehend).
  5. Logodateien und Farbkonzept: Um sicherzustellen, dass der Messestand einheitlich gestaltet ist, sollten Sie dem Messebauer Logodateien und Farbkonzepte zur Verfügung stellen.
  6. Budget und ggfs. Termin für Angebotseingang: Das Budget gibt dem Messebauer eine Vorstellung davon, welche Gestaltungsmöglichkeiten er hat, und der Termin für den Angebotseingang gibt ihm genügend Zeit, um ein Angebot zu erstellen.

Wenn Sie dem Messebauer alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, kann er einen auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Konzeptentwurf entwickeln. Dies führt dazu, dass der Messestand optimal gestaltet und Ihre Präsenz auf der Messe erfolgreich wird.

Die Konzeption

Das Konzept des Messestandes spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Messeauftritts. Um ein passendes und extravagantes Konzept zu entwickeln, benötigt der Messebauer verschiedene Informationen von den Kunden. Die grundlegenden Informationen aus dem Briefing dienen als Grundlage für die Grundaufteilung des Standes sowie die Flächenaufteilung für Kommunikationsbereiche und Produktpräsentation. Ein Messestand ist in drei Ebenen aufgeteilt:

  1. die Fernwirkungsebene
  2. die Informationsebene und
  3. die Kommunikationsebene

Hier werden die wichtigsten Kernbotschaften und CI-konforme Elemente in das Konzept integriert. Zur Entwicklung des Designs können Visuals oder Elemente von vergangenen Messen, die dem Kunden gefallen haben, hilfreich sein. Am Ende soll das Konzept die Markenbotschaft und das CI des Kunden widerspiegeln. In der Regel bieten die meisten Messebau-Agenturen eine kostenfreie 3D-Visualisierung des ersten Konzepts an. 

Umsetzung im Arbeitsalltag

Wenn der Entwurf steht, geht es an die Umsetzung. Hierbei gilt es, die Planung präzise umzusetzen und alle notwendigen Schritte zu koordinieren. Hierzu gehört beispielsweise die Koordination mit Messegesellschaften oder Dienstleistern, die den Messebau unterstützen, aber auch die Abstimmung mit anderen Abteilungen im Unternehmen des Kunden, um eine reibungslose Umsetzung des Messeauftritts zu gewährleisten.

Während der Umsetzung des Projekts behält der Projektleiter stets den Überblick und kommuniziert mit allen beteiligten Partnern und Kunden, um sicherzustellen, dass das Projekt termingerecht und nach den Vorstellungen des Kunden fertiggestellt wird. Am Ende geht es darum, einen perfekten Messeauftritt zu schaffen, der das Unternehmen bestmöglich präsentiert und ein voller Erfolg wird.

3D Renderings und Budgetierung

In der Phase der Umsetzung des Messestand-Konzepts arbeitet das Messebau-Team eng mit den Designern und anderen Partnern zusammen, um ein einzigartiges und innovatives Design zu entwickeln, das die Produkte des Kunden am besten in Szene setzt. Dabei werden auch technische Elemente berücksichtigt, um Exponate auf ansprechende Weise zu präsentieren.

Nach dem Feintuning des 3D-Renderings erhält der Kunde ein detailliertes Bild des Messestands und kann noch Änderungswünsche äußern.

Auch die Budgetierung spielt eine wichtige Rolle im Messebau. Die Kosten können je nach Größe des Messestandes und der gewünschten Ausstattung stark variieren. Es ist wichtig, dass der Messebauer das Budget des Kunden kennt und bei der Planung berücksichtigt. Hier kann der Messebauer auch Alternativen oder Einsparungsmöglichkeiten vorschlagen, um das Budget des Kunden nicht zu überschreiten.

Während des gesamten Prozesses steht das Team in engem Kontakt mit dem Kunden, um Anpassungswünsche zeitnah umzusetzen und schließlich ein individuelles Konzept und Angebot zu präsentieren.

Die Projektierung

Das Projektteam plant und koordiniert in der Projektierungsphase die Produktionsschritte, Termine und Lieferanten. Es werden auch Genehmigungen für den Transport und den Aufbau des Messestandes eingeholt. Eine reibungslose Umsetzung am Tag des Aufbaus ist das Ziel. Ein detaillierter Produktionsplan wird erstellt und bildet die Arbeitsgrundlage für alle beteiligten Gewerke. Der Plan ist ein wichtiger Meilenstein für den erfolgreichen Messeauftritt.

In diesem Prozess werden alle wichtigen Elemente des Messestands berücksichtigt, wie die Farb- und Holzdekore für Möbel und Wände, die Ausführung und Platzierung von Grafiken (wie Stoffbanner, 3D-Logos oder Digitaldrucke) sowie Abläufe für Maschinen- oder Exponat-Anlieferungen. Deadlines werden festgelegt, damit alle notwendigen Daten und Informationen rechtzeitig am Ort des Geschehens sind. Auch die Möbelauswahl und die Bestellung von Extras wie Blumen oder Deko werden besprochen.

Unsere Messebau-Agentur unterstützt unsere Kunden auch bei technischen Bestellungen und bei der Produktion der einzelnen Bauelemente und Grafiken. Unser Team aus Logistik und Montagepersonal kümmert sich um die termingerechte Fertigstellung des Standes und steht während der Veranstaltung zur Verfügung. Nach der Veranstaltung erfolgt der Abbau, die Rückführung von Exponaten und die Entsorgung der übrigen Bauteile.

Eine sorgfältige Projektierung bildet die Grundlage für einen erfolgreichen Messeauftritt. Mit unserem erfahrenen Team und unserer professionellen Planung sorgen wir dafür, dass jeder Schritt reibungslos und termingerecht umgesetzt wird.

Follow Up und Fazit

Die täglichen Aufgaben im Messebau sind vielfältig und erfordern ein hohes Maß an Koordination und Planung. Eine sorgfältige Vorbereitung und eine genaue Planung sind unerlässlich, um einen erfolgreichen Messeauftritt zu gewährleisten. Der Messebauer muss nicht nur ein gutes Gespür für Design und Ästhetik haben, sondern auch technische Kenntnisse und ein Verständnis für die Abläufe auf Messen. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden und anderen Partnern ist hierbei unerlässlich, um den Messestand optimal auf die Bedürfnisse des Kunden abzustimmen und ein perfektes Ergebnis zu erzielen.

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