Messestände: Frühzeitige Planung für effiziente Ergebnisse
Der Erfolg eines Messeauftritts beginnt mit einer frühzeitigen Vorbereitung. Von der Auswahl der richtigen Messe bis hin zur Organisation des Auf- und Abbaus - jede Phase erfordert eine sorgfältige Planung.
Um effektive Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie zunächst Ihre Ziele für den Messebesuch definieren. Ob Sie Ihre Marktpräsenz stärken, Leads generieren, Ihr Netzwerk erweitern oder neue Märkte erschließen möchten - klare Zielsetzungen helfen Ihnen, den Erfolg zu maximieren.
Die Auswahl der richtigen Messe ist ein weiterer entscheidender Schritt. Recherchieren Sie die Messebesuche Ihrer Konkurrenten oder berücksichtigen Sie den geografischen Standort potenzieller Kunden und Lieferanten.
Ein innovatives Standkonzept und die geschickte Wahl des Standorts können den Besucherstrom positiv beeinflussen. Analysieren Sie den Hallenplan, berücksichtigen Sie Laufwege der Besucher und orientieren Sie sich gegebenenfalls an Ihren Konkurrenten oder Marktführern. Eine strategische Platzierung kann sich bezahlt machen.
Neben der Platzierung sollten Sie auch messeseitige Deadlines im Blick behalten. Melden Sie Sonderkonstruktionen und Spezialeffekte frühzeitig an, um Preisaufschläge zu vermeiden. Planen Sie Ihr Messestandkonzept mindestens zwei Monate vor Messebeginn abzuschließen, um zeitliche Engpässe zu vermeiden.
Eine effektive Planung während der Messetage ist entscheidend. Koordinieren Sie den Transport Ihrer Exponate, achten Sie auf logistische Herausforderungen vor Ort und klären Sie im Voraus, welche Materialien zurückkommen müssen. Eine frühzeitige Transportplanung mit einem vertrauenswürdigen Spediteur kann Verhandlungen über den Preis ermöglichen.
Nicht zu vergessen: Wer kommt mit? Planen Sie den Messeverlauf und reservieren Sie frühzeitig Hotelzimmer. Stellen Sie sicher, dass die richtigen Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen teilnehmen, um Ihr Unternehmen bestmöglich zu repräsentieren. Ihre Mitarbeiter sind ein wichtiges Aushängeschild!
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, überprüfen Sie vorab die Funktionsfähigkeit Ihrer technischen Geräte. Falls Probleme während der Messe auftreten, können Sie auf Ihren Messebauer oder den Hallenmeister als erste Anlaufstelle zählen. Checklisten für eine entspanntere Messeplanung finden Sie auf den Websites der Messen oder Veranstalter.
Zusammenfassend hier die wichtigsten Punkte für eine entspanntere Messeplanung:
- Rechtzeitige Anmeldung als Aussteller (bis zu einem Jahr vorher)
- Festlegung einer Kontaktperson für operative Aufgaben
- Ausschreibung an Messebauer mit Standbau-Briefing
- Frühzeitige Hotelbuchung
- Abschluss des Messestandkonzepts bis mindestens 8 Wochen vor Messebeginn
- Nutzung der Messeportale für Bestellungen und Deadlines
- Beantragung von Parkkarten für messenahe Parkplätze
- Einplanung von Stand- und Sicherheitspersonal, Vermeidung von Diebstahl
- Organisation des Caterings und Berücksichtigung von Gerüchen und Warmhaltemöglichkeiten
- Bestellung von Eintrittskartengutscheinen und frühzeitige Einladung von Kunden/Branchenvertretern
- Planung des Rücktransports und der Einlagerung von Exponaten
- Beantwortung von Einladungen zu Rahmenveranstaltungen wie Ausstellerabenden zur optimalen Netzwerkerweiterung
Zeit ist ein entscheidender Kostenfaktor. Je früher Sie mit der Planung beginnen und die Deadlines im Blick behalten, desto erfolgreicher wird Ihr Messeauftritt sein. Eine innovative und gut durchdachte Planung führt zu effizienten Ergebnissen und einem gelungenen Messeerlebnis.
Spüren Sie den Puls der Messevorbereitung? Keine Sorge, wir unterstützen und entlasten Sie in allen Belangen von Anfang bis Ende. Nehmen Sie unkompliziert und schnell Kontakt zu uns auf - gerne über unser Kontaktformular!